ในยุคที่เอกสารยังคงมีบทบาทสำคัญต่อการศึกษาและระบบราชการ การเช่าเครื่องถ่ายเอกสารสำหรับโรงเรียนและหน่วยงานราชการ กลายเป็นทางเลือกยอดนิยมมากกว่าการซื้อขาด เนื่องจากช่วยลดภาระงบประมาณล่วงหน้า พร้อมทั้งได้รับบริการดูแลรักษาและอัปเกรดเทคโนโลยีอย่างต่อเนื่อง โรงเรียน มหาวิทยาลัย สำนักงานเขต องค์การบริหารส่วนท้องถิ่น รวมถึงหน่วยงานรัฐต่าง ๆ จึงหันมาเลือกใช้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารมากขึ้นทุกปีซึ่งเราจะพาไปทำความเข้าใจข้อดี เหตุผลที่ควรเช่า ประเภทเครื่องที่เหมาะสม รวมถึงแนวทางการเลือกผู้ให้บริการ เพื่อช่วยให้การตัดสินใจคุ้มค่าที่สุด
ทำไมโรงเรียนและหน่วยงานราชการควรเลือกเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร
- ประหยัดงบประมาณเริ่มต้นการจัดซื้อเครื่องถ่ายเอกสารคุณภาพสูงมีราคาหลายหมื่นถึงหลักแสนบาท ซึ่งอาจไม่สอดคล้องกับงบประมาณประจำปีของหลายหน่วยงาน การเช่าเครื่องถ่ายเอกสารจึงช่วยกระจายค่าใช้จ่ายเป็นรายเดือนหรือรายปี ทำให้บริหารงบได้ง่ายกว่า
- ลดภาระค่าซ่อมบำรุงเครื่องถ่ายเอกสารเป็นอุปกรณ์ที่มีการใช้งานหนัก โดยเฉพาะในโรงเรียนหรือสำนักงานราชการที่ต้องพิมพ์เอกสารจำนวนมาก หากซื้อขาดจะต้องรับผิดชอบค่าซ่อมเอง แต่บริการเช่ามักรวม บริการซ่อมฟรี เปลี่ยนอะไหล่ และบำรุงรักษา ไว้ในสัญญา
- ได้เครื่องรุ่นใหม่และเทคโนโลยีทันสมัยผู้ให้บริการเช่ามักมีการอัปเดตเครื่องรุ่นใหม่อยู่เสมอ ทำให้หน่วยงานได้ใช้เครื่องที่รองรับฟังก์ชันล่าสุด เช่น สแกนเข้าอีเมล พิมพ์ผ่าน Wi-Fi หรือเชื่อมต่อระบบคลาวด์
- เหมาะกับการใช้งานปริมาณมากโรงเรียนและหน่วยงานราชการมีปริมาณการถ่ายเอกสารสูง การเช่าเครื่องถ่ายเอกสารช่วยให้สามารถเลือกเครื่องระดับธุรกิจที่รองรับงานหนักได้โดยไม่ต้องลงทุนก้อนใหญ่
ประเภทเครื่องถ่ายเอกสารที่เหมาะกับโรงเรียนและหน่วยงานราชการ
- เครื่องถ่ายเอกสารขาวดำเหมาะกับงานเอกสารทั่วไป เช่น หนังสือราชการ ใบงาน แบบฟอร์ม มีต้นทุนต่อแผ่นต่ำที่สุด
- เครื่องถ่ายเอกสารสีเหมาะกับงานประชาสัมพันธ์ แผ่นพับ โปสเตอร์ หรือเอกสารการสอนที่ต้องใช้สี
- เครื่องมัลติฟังก์ชัน (All-in-One) สามารถถ่ายเอกสาร พิมพ์ สแกน และแฟกซ์ในเครื่องเดียว ประหยัดพื้นที่และเหมาะกับสำนักงานที่ต้องการความครบครัน
ค่าเช่าเครื่องถ่ายเอกสารโดยประมาณ
ราคาค่าเช่าเครื่องถ่ายเอกสารจะขึ้นอยู่กับรุ่น ความเร็ว และฟังก์ชัน โดยทั่วไปอาจเริ่มตั้งแต่หลักพันบาทต่อเดือน ไปจนถึงหลักหมื่นสำหรับเครื่องระดับองค์กรขนาดใหญ่ รวมถึงรูปแบบสัญญาเช่า 12 เดือน 24 เดือน หรือ 36 เดือนการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร รายเดือนสำหรับโรงเรียนและหน่วยงานราชการการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารถือเป็นทางเลือกที่ คุ้มค่า ยืดหยุ่น
และลดความเสี่ยงด้านค่าใช้จ่าย เหมาะอย่างยิ่งกับโรงเรียนและหน่วยงานราชการที่มีปริมาณเอกสารสูง ต้องการความต่อเนื่องในการทำงาน และไม่ต้องการแบกรับภาระค่าซ่อมบำรุงระยะยาว อีกทั้งยังช่วยให้ได้ใช้เทคโนโลยีใหม่อยู่เสมอ หากเลือกผู้ให้บริการที่มีคุณภาพ มีบริการหลังการขายที่ดี และมีสัญญาที่โปร่งใส การเช่าเครื่องถ่ายเอกสารจะไม่ใช่แค่การประหยัดงบ แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทั้งองค์กรในระยะยาวอีกด้วย





